Google Docs  очень хороший сервис по работе с документами  для тех - кто хочет редактировать документы в любой точке земного шара, не таская файлы с собой на флешке. В нем есть не мало полезных функций: чего стоит хотя бы доступ сразу нескольких человек из разных точек земного шара, причем работать они сделать могут одновременно. Те у кого есть аккаунт Google -  я думаю уже оценили открытие, создание и работу с веб-офисным пакетом Google Docs, но и им будет полезна данная статья. Постараемся сегодня раскрыть некоторые полезные трюки Google Docs:

1. Автономный доступ:

Тем кто считает, что с Google Docs можно работать только при подключенном интернете - вы ошибаетесь, документы могут быть доступны в автономном режиме, просто обновляться на сервере они будут при подключении к интернету.  Данная функция позволяет просматривать, создавать новые документы пока у вас отсутствует интернет, а при подключении - все изменения сохранятся на сервере.

Автономный доступ возможен через Google Chrome, а тем кто считает данный браузер плохим скажу - проверьте лишние программы на компьютере, расширения браузера, разные тулбары, возможно именно они виноваты в торможении браузера...  Чтобы включить, или проверить включен ли автономный доступ: 

20150130

Автономный доступ Google Docs

  •  во вкладке "Общие" поставьте галочку на "Оффлайн-доступ" и нажмите "Готово". Чтобы открыть документы без интернета - нужно открывать сайт Google Drive в Chrome
201501301

Автономный доступ Google Docs

 

2. Работа нескольких человек в реальном времени:

В Microsoft Office нет такой совместимости как в Google Docs. Если в офисе от майкрософт вам нужно отредактировать документ и отправить его почтой для доработки другому человеку, причем не факт, что у него подходящая версия офиса, и он сможет понять все формулы... То в Google Docs у всех документы открываются одинаково, обновления все видят в реальном времени, и не нужно ничего пересылать почтой. Достаточно раз дать доступ на редактирование документа или просто его чтение, и все изменения будут видны другим пользователям, или они параллельно с вами смогут его редактировать, и вы в реальном времени будете видеть их комментарии.. Открываем доступ к документу в реальном времени:

  • выделяем файл, нажимаем на "Открыть доступ к объекту" 201501302

    Google Docs настроить доступ

  •     можно "включить доступ по ссылке" и разослать нужным людям ее, а можно дать доступ определенным людям по их почте. Плюс выбрать, что они могут: редактировать, комментировать или просматривать
201501303

Google Docs настроить доступ

Теперь если вы будете редактировать документ и на другом компьютере кто-то откроет данный документ, то он будет видеть одним цветом свой курсор и другим цветом чужой... Наведя на другой курсор - видим фамилию и имя человека редактирующего документ, и все данные которые он введет -будут сразу же вам видны, а если вы введете данные - он тоже их увидит и ему будет видно, что он не один редактирует документ :). Проще говоря - вдвоем веселее и быстрее 🙂

201501304

Google Docs настроить доступ

 

3. Опубликовать документ:

Можно обойтись без предоставления доступа каждому человеку в отдельности, и опубликовать документ в интернете. Пару щелчков мыши и у вас есть ссылка в интернете, с помощью которой любой человек сможет открыть данный документ из любой точки земного шара. Возможно вы просто ссылку вставите у себя на сайте, а может поделитесь ссылкой на каком-то форуме, в любом случаи вещь нужная 🙂

  • в открытом документе заходим в "Файл" - "Опубликовать в интернете"
201501305

Google Docs опубликовать документ

  •  настройте параметры публикации: выбираем весь документ опубликовать или только один лист, публиковать каждый раз его при обновлении или нет, и после нажатия "Начать публикацию" - внизу появиться ссылка на документ в интернете
201501306

Google Docs опубликовать документ

Теперь делимся ссылкой, и все желающие сразу смогут увидеть документ, но без прав редактирования

201501307

Google Docs опубликовать документ

 

4. Проверка правописания:

Данной функции не было долгое время в документе, но теперь можно быстро пролистать документ и исправить все ошибки:

  • в самом документе нажимаем "Инструменты" - "Проверка правописания"
201501308

Google Docs проверка правописания

  •  выбираем из списка нужные слова для замены или сами пишем правильные
201501309

Google Docs проверка правописания

Можно воспользоваться быстрыми клавишами для перемещения между ошибками документов: Ctrl +'   показывает следующею опечатку, а если нажимать Ctrl+ ; - то ищет опечатки в ранее написанном тексте (плюс нажимать не нужно, а то будет искать опечатку и увеличивать масштаб 🙂 )

5. Найти и вставить ссылку:

Если вам в документе нужно вставить ссылку - не нужно ее искать в новой вкладке, а  потом привязывать, достаточно пару кликов и в самом документе откроется поиск нужной вам страницы:

  • выделяем текст к которому вы хотите привязать ссылку и нажимаем правой клавишей мыши, выбираем "Ссылка". Можно воспользоваться быстрыми клавишами Ctrl+K
2015013010

Google Docs вставить ссылку в документ

  •   находим нужную нам ссылку и нажимаем "применить"
2015013011

Google Docs вставить ссылку в документ

 

6Настройка стиля текста:

В принципе ничего нового, как и в обычном офисе вы можете выделять текст и применять к нему разные стили форматирования -выбрав в списке нужный

2015013012

Google Docs настройка стиля

также вы можете изменить шрифт текста, его стиль и запомнить этот выбор, чтобы в будущем применять для другого текста. Выделив правильный шрифт и стиль - выбираем "Заголовок" - "Подзаголовок" - "Обновить подзаголовок в соответствии с выделенным фрагментом"

2015013013

Google Docs настройка стиля

Поменяв стили - можно сохранить их на будущее, чтобы и в других документах можно было задать тот же стиль, с тем же шрифтом и т.д.:  в меню нужно выбрать "Настройки" - "Сохранить как стили по умолчанию"

2015013014

Google Docs настройка стиля

 

7. Создать персональный словарь:

Как и в обычном офисе вы можете создать словарь из собственных слов, чтобы правописание не подчеркивало их и знало, что они правильные. Зачастую туда помещают фамилии, иногда нецензурные выражения 🙂 - ну в общем вы поняли, функция относительно нужная...

  •   нажимаем на подчеркнутое нужное слово правой клавишей мыши и выбираем "Добавить в пользовательский словарь"
2015013015

Google Docs персональный словарь

Чтобы посмотреть весь словарь, добавить что-то или удалить лишнее - заходим в "Инструменты" => "Пользовательский словарь"

2015013016

Google Docs персональный словарь

 

8.Копирование и вставка в веб-буфер обмена:

Что-то похоже как на компьютере, вы копируете какой-то текст, картинку и т.д. в буфер, потом вставляете ее в нужном месте. А в Google Docs веб-буфер обмена привязан к вашему Google аккаунту, по этому все что вы скопируете в веб-буфер будет следовать за вашим аккаунтом на всех компьютерах и устройствах, где вы зайдете под собой. Может и удобная вещь, но я пока не придумал на кой она мне нужна....

То, что вы скопируете в веб-буфер - будет там находиться 30 дней до очистки, если вы сами не очистите зайдя в "Правка" => "Веб-буфер обмена"

2015013017

Google Docs веб-буфер обмена

 

9. Установить дополнение:

Если стандартных функций вам мало - можно покопаться в дополнениях и поставить нужные. Для этого нужно зайти в "Дополнения" => "Установить дополнения" => выбрать нужное и установить

2015013018

Google Docs установить дополнения

есть еще много стандартных функций, сегодня их описывать не будем, а разберем наиболее интересные в будущих статьях. Google Docs постоянно развиваются и возможно скоро отпадет надобность в установленном офисе на компьютер, но это все лишь будущее, а пока нужно жить, чтобы увидеть чем все закончится...  Удачи вам 🙂

 

Читайте также: Как сохранить закладки браузеров перед переустановкой;

Как войти в Биос и изменить метод загрузки;

Как восстановить не сохраненный документ Word.

Поделиться:

Об авторе

Разнорабочий в области IT. Занимается поддержкой пользователей, сопровождением программного обеспечения.

А ещё у нас есть

  1. Николай 25.05.2017

    Как, если это возможно, в google docs (таблицы) отключить автоматическое обновление ссылок?


Источник: http://vynesimozg.com/sovety-google-docs/



Рекомендуем посмотреть ещё:


Закрыть ... [X]

Полное руководство по Google Docs: все, о чем вы не знали, но боялись Картинки для оформления свадеб

Как сделать гугл док для всех Как сделать гугл док для всех Как сделать гугл док для всех Как сделать гугл док для всех Как сделать гугл док для всех Как сделать гугл док для всех Как сделать гугл док для всех Как сделать гугл док для всех